「お手数ですが」をメールの結びに上手に使う例

まずは返事を要求する結びに使う場合の例です。

「○○様

平素より大変お世話になっております。

本日実施されました販売戦略会議の議事録を送付いたします。

お忙しいところ、お手数お掛けし申し訳ございませんが、ご確認の上ご返信いただけますと幸いです。」

こちらは、作成した成果物に対する評価を伺うメールです。相手が多忙と分かっている状況で、内容の確認とそれに対する評価の返事を要求するメールですので、単に「お手数ですが～」よりも「お忙しいところお手数お掛けし申し訳ございませんが～」とさらに丁寧に付け加えた方が、相手に与える印象は良くなります。会議の議事録など、自分よりも目上の方に送信する場合は特に注意するようにしましょう。

次に、連絡を期待する場合の結びの言葉に使う例です。

「○○様

いつもお世話になっております。

先週ご依頼のございました検査に関しまして、結果の方をまとめました。

お手数ですが、下記に添付ございます報告書をご査収の上、何かご不明点等ございましたら、ご連絡いただけますでしょうか？

よろしくお願いいたします。」

この文末で使用されている「お手数ですが」は、相手方に依頼している確認作業に対するお詫びの気持ちを込めて使っています。提出物に関して、提出先が確認するのは当たり前だという感覚ではいけません。確かに、確認する義務は相手方にありますが、貴重な時間を割いて確認作業をしていただけるわけですから、あくまでもこちらが申し訳ないという立場に立って考えるようにしなければいけません。また、この文章例で大切なことは、くどい表現は避けるということです。申し訳ない気持ちを表現したいあまりに、ついつい、「お手数お掛けし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」と付け加えたくなりますが、そこまで言うとくどいです。締めの言葉の前に、相手にしてもらいたいことを伝えた場合は、再度締めの言葉を使う必要はありません。くどくなってしまうと、相手を信用していなうような悪い印象を与えてしまいかねません。一度使ったら、あとは、「よろしくお願いいたします」や「それでは失礼いたします」程度で十分です。何事もやりすぎはいけません。

次に、相手に検討を依頼する場合の使用例です。

「○○様

いつも大変お世話になっております。

次回以降の打ち合わせ日程に関しまして、スケジュールの方を作成いたしました。

お忙しいところお手数お掛けし申し訳ございませんが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」

こちらの例も、ステップ1同様に、相手にお伺いをたてる文章です。こちら側が作成したスケジュールを提案して、それに対する意見を求めています。相手方は予定の照らし合わせをしたり、調整を図ったりしますので、当然それに対する気配りや配慮が求められます。その「申し訳ない」という気持ちを込めて「お手数ですが」を使うようにしましょう。

以上、「お手数ですが」をメールの文末に上手に使う例について見てきました。いかがだったでしょうか。「お手間をとらせて申し訳ありません‥」という気持ちがあれば基本的に大丈夫です。その気持ちが根底にあれば、自然と使い方は身に付いてきます。ただ一つ陥りやすいのが、くどい表現になってしまうことですので、二重敬語やくどい言い回しだけは意識して避けるようにしましょう。

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