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風邪で会社を休む時のメールの書き方と例

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風邪で会社を休む時のメールの書き方と例

自己体調管理も仕事のうちとよく言われますが、人間ですから完璧にはいきません。風邪や胃腸炎などで、たまには体調を崩してしまいます。「風邪でツラい‥」そんな時は会社を休むかどうか迷われるかと思いますが、休める状況なのであれば、休んでしっかりと体調を回復させることが大切です。風邪で会社を休むときの基準は、基本的に熱の高さなどで計るものではありません。 例えば、無理をして会社に行き仕事をしたからといって、業務が捗らずかえって迷惑をかけてしまうケースがありますし、そもそも風邪を周りの人にもうつしてしまうと、他の人の仕事にも支障が出る可能性があるのを、考慮しなければなりません。したがって、休めるのなら極力休んだ方が良いのです。会社を休むときは必ず電話連絡をしますが、メールでの連絡を同時にするのが通常です。メールで連絡をする場合、適切な言葉を選んで連絡する必要があります。そこで今回は、そんな風邪で会社を休む時のメールの書き方と例について見ていきたいと思います。

出典:doda.jp

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まずは、欠勤メールを会社に送る際に気を付けたいマナーについて見ていきましょう。 体調不良でどうしても会社を病欠したいと思ったとき、電話であれば直接会話ができますし、事情を事細かに話せますから、特に問題はないはずです。ですが、風邪で声が出ないなど何かしらの理由で、欠勤メールで病欠の連絡をする際は、電話とは違う気を付けなければならないマナーがいくつかあります。それらは全て大事な点になりますから、どれかひとつでも抜けてしまうと、上司の印象を悪くしてしまいますので、十分に注意しましょう。まず気を付けるマナーとしては、そもそもメールでの欠勤連絡自体がNGとされている場合もあるということです。社内規則としてメールでの欠勤連絡が禁止されていれば、それに従うべきでしょう。基本的には電話での連絡がビジネスマナーとしては一般的とされています。つまり、面倒だからメールでという判断は控えるべきであり、欠勤連絡をメールでしてもOKという社内ルールがある場合に限り、電話連絡をした後にメールを使用する、と覚えておきましょう。また、メールでの欠勤連絡をする場合に最も大事な点としては、「早急に上司にメールをする」という点です。早急に、とは言いますがどれぐらいかというと、当然ながら「1分1秒でも早い」に越した事はありません。上司にも忙しい中、メールを読んでもらう訳ですし、そもそも始業時間ギリギリになって「休みたい」という連絡を入れるのは非常識です。 遅くとも始業時間の1時間前までには、会社のPCに欠勤メールが届いているようにしましょう。また、病欠で欠勤メールを送る際は、その日出勤している人に少なからず影響を与えてしまいますので、ビジネスマナーとしては

、せめて負担を増やさないよう「必要最低限の業務を引き継ぐ」ようにしましょう。あなた一人が欠勤することで、会社組織としては業務が滞ったり、代役の手配をしなければならなかったりと随所で影響が出てしまいます。その影響を最低限度に減らすには、誰か代わりの人間に引き継ぐことが必要になってくるわけです。

出典:career-tasu.com

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風邪で会社を休みたい、あるいは欠勤するという旨を上司にメール連絡する場合は、基本的には上司の事前承諾が必須です。やむを得ず承諾なしに欠勤(病欠)する場合は、そのことについて謝罪する意味合いから、改めてその許可を上司に懇願する文面で書くのが、正しいビジネスマナーです。病欠という欠勤理由は、誰にでもあり得ることですので、ことさら大袈裟な表現にする必要はありません。ただし、「上司への謝意」が伝わるように、言葉遣いに気をつけて丁寧な書き方を意識する必要があります。

これらのポイントに配慮した例文は、下記のようになります。

「宛先各位   おはようございます。○○です。 大変申し訳ありませんが、昨晩から体調がかなり悪く、本日の朝もあまり状況は改善しておりません。 喉も腫れていて声もでない状態ですので、今日は通院も含め静養したく、お休みいたします。 最低限の連携はメールや携帯電話でできれば、と考えております。なお、今日の○○の件はそれぞれFさんに依頼を別途メッセージいたします。 ご迷惑をおかけしてすみませんが、何とぞよろしくお願いいたします」

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以上、風邪で会社を休む時のメールの書き方と例について見てきました。いかがだったでしょうか。メールでの連絡の場合も、電話と同様、当たり前に休むのではなく、あくまでもお伺いをたてるのが基本です。「業務が忙しい中、欠勤してしまい申し訳ない‥」という謝罪の気持ちをベースに持つことが非常に大切です。例文を参考に、適切な表現でメールを作成するようにしましょう。

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