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返信が遅い時にすぐに返信させるメールの書き方5選

 
投稿者 Rina H.. 更新された: 16 1月 2017
返信が遅い時にすぐに返信させるメールの書き方5選

できる人は、たいていメールなどの返事はすぐに来ます。少し考えなければいけないことでも、「メール、ありがとうございます。また後でお返事します。」くらい連絡はしてくれます。しかしながら、メールの返事は遅い人は本当に遅いです。そこで、返事を軽く催促する5つの方法をご紹介します。

従う手順:
1

○日に送りしたメール、お手元に届いていますでしょうか。

まただ、この人はメールの返事が遅い!と怒っても、返事は来ないので、そもそもメールが届いていないのではないか、ゴミ箱の方に届いてしまったのではないかと思った方が幸せです。メールが来ているかと聞かれたら、うっかり忘れていても、来ていた、来ていたで、慌てて返事をするのが普通です。

人間とは不思議なもので、自分に非があると頭で分かっていても、それを面と向かって非難されると、言い訳をしたくなり、下手したら逆切れされます。また、貴方にとってはメールの質問事項は大事なことでも、送った相手にとっては返事を後回しにしても良い、返事をしなくても良いと思っていることかもしれません。スムーズに返事が欲しいのなら、怒らずに間接的にせかしましょう。

2

何か分かりにくいところなどが、ございましたでしょうか。手違いがあったのではと心配しております。

これまでもメールのやり取りをしてきたから、メールが届いていないということは考えにくい、他にどのような理由が考えられるかと言えば、メールの書き方が遠回しすぎたり、分かりにくかったりしたのではないかということです。相手も何を言いたいか分からなかったり、この話を私にされてもという感じだったら、返事が来ないこともあるでしょう。その辺のことをはっきりさせるためにも、メールを再度して、返事が来ないことを心配していることを、直接的に伝えましょう。

心配しているというのは、綺麗な言葉です。なぜなら、心配は相手を想う気持ちからくる感情です。だから、例えば、もしかして体調を崩されたりしていますかというような、相手をいたわる言葉を入れて、貴方のことを心配しながら、貴方からの返事を待っていると伝えるのも良いでしょう。言葉は使い方次第で、優しさや思いやりを相手に届けることができます。

3

○日までにお返事をいただけませんでしょうか。

貴方にとっては重要な案件でも、相手にとっても重要かどうかは分かりません。メールは読んだ、でも、急ぎ返事をする必要はないと思って、返事を後回しにされている可能性も無きにしも非ずです。例えば、会場を正式に抑えないといけないからであったり、この案件についての会議があるからでもいいので、理由をはっきりさせて、いつまでの返事が欲しいと書くことは失礼なことではありません。

おまけに、その前後に、お返事をせかす感じになって、申し訳ありませんみたいなお詫びの言葉を入れられたら、さらに良いです。これを書くことによって、実際は違ったとしても、貴方が返事をしないから返事の催促をしているのではなく、こちらの都合で催促をしているというポーズをとることができます。

4

お電話でも良いので、お返事いただけませんでしょうか。

メールはずっと残ります。それに、メールは答えだけでなく、前後の飾りの文も必要なので、それを考えるのが面倒だという人もいます。だったら、まずはお電話で返事をもらうというのも一つの手です。しかし、返事をもらう側としては、記録に残したいという方もいることと思います。どうしても記録がというという時は、電話がきたら音声録音をし、お電話のお礼かねがね、話した内容に+α(例えば「上司に報告したところ、とても喜んでいました。」など。)したものを、必要ならCCで他の人も見える形にして、メールを送っておけば良いでしょう。

メールが苦手だなんて、若い人には考えられないと思います。しかし、お年上の方は意外にこういう方が多いです。返事をしないとと思いつつも、ついつい苦手だから後回しになってしまうのです。もし本当に急ぎだったら、メールではなく、直接、電話で、「先日、○○の件でメールをお送りしたのですが、ご覧いただけましたでしょうか。」でも構わないと思います。まだ見ていないというのなら、今からFAXをお送りしますと言って、時間をおいて、また電話をします。すぐに返事ができることなら、返事をするでしょうし、返事したくないのなら、電話に出なくなるでしょう。相手の対応の仕方でおのずと返事が分かります。

5

~の場合はお返事は大丈夫です。

そもそもメールの返事が遅いと分かっている人に、文章で答えなければいけないようなメールを送るのは、避けた方が良いです。どう返事をしようと思っているうちに、日にちが経って、最終的に返事をしないままになるということが良くあります。だから、基本的に、そういう人へのメールは、「はい」か「いいえ」で答えられるものを送りましょう。

そういう配慮をうっかり忘れ、返事が来ないとなったら、次は「はい」の返事だけで良いメールを送りましょう。例えば、何かの記念パーティーに参加するかどうか、参加人数を確定するために返事が欲しいとします。しかし、先方の立場に立つと、不参加の返事は出しにくかったりします。だから、参加する場合にだけ返事を書いてもらうようにして、「ご参加の場合は○日までにお返事をいただけたら幸いです。ご参加いただけない場合はお返事は大丈夫です。」というようなことを書いて、参加しない理由をぐだぐだ書かないで済むようにしてあげましょう。これも一つの優しさです。

6

メールの返事が遅いのは、返事が早い人にとって、理解できない行為です。しかし、相手を追い詰めず、知りたい情報を得ることに終始しましょう。

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