新入社員のみなさん、これから研修があったり、配属イベントがあったり、飲み会があったりと、新社会人として様々な経験をされていくと思います。昨今では、エクセル、ワード、パワーポイントといったパソコンスキルは当たり前で、個人一人一人に一台ずつノートパソコンが貸与されるのも普通の世の中になりました。しかし、そんなIT化した業務の中であっても、手書きでこなす業務はまだまだありますし、逆に手書きでなければいけない側面を持った業務もたくさんあります。特に事務系の業務に配属された方は多く直面する内容だと思います。このような理由から、ビジネス文書の作成スキルは事務系社員にとって必須スキルではありますが、同時にそれらの文書を入れる封筒にも、正しい書き方が求められます。正しくキレイに封筒を書くことができれば、自信を持って先方に送ることができますので、是非封筒の書き方はおさえておきたいところです。そこで今回は、そんなビジネスにおける正しい封筒の書き方について見ていきたいと思います。
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まずは、和封筒の書き方について見ていきたいと思います。一般的に、 和封筒は改まった文書や書簡に使用します。また、茶封筒は事務書類を送る場合に主に用いられます。ただし、会社所定の封筒があれば、仕事に関する発送物はその封筒を使用するようにしましょう。まず封筒の表面の書き方として、住所は郵便番号の枠の右端にそろえて書き出します。縦書きの場合は、必ず漢数字にするようにしましょう。会社名は住所よりやや小さめの字で、1字低いところから書きはじめます。宛名については、中央に、社名よりも2字くらい上げた位置から住所よりもやや大きく書くようにします。印については、「親展」や「重要」、「至急」など書類の重要度や取り扱いを示す印を左下に押すようにします。押す位置は間違えないようにしましょう。切手については基本的には1枚で済ませるのが理想です。やむを得ず複数枚になってしまう場合は3枚までに抑えるように工夫しましょう。
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次に、封筒の裏面の書き方についてですが、封緘は封をしめる封じ目の中央に「〆」や「緘」と記載するか、印を押すようにしましょう。差出人については、中心線の合わせ目を境に、右側に住所、左側に社名、部署名、そして名前を書くようにします。
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次に、洋封筒の書き方について見ていきたいと思います。洋封筒は一般的に招待状などの式事に関する文書を送る場合に使用します。まずはこの違いを理解しておきましょう。洋封筒の表面の書き方として、住所と会社名は上3分の1のスペースに収まるように、1～2行で書くようにしましょう。宛名は上下の中央に、やや大きく書くようにするのがポイントです。切手については、右上に貼るのが基本です。また、印については右下に捺印するようにしましょう。
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次に、洋封筒の裏面の書き方については、差出人の住所、名前は、封筒の下3分の1のスペースに書くようにします。
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以上、ビジネスにおける正しい封筒の書き方について見てきました。いかがだったでしょうか？何でもパソコンで済ませてしまいがちな現代の業務スタイルですが、ビジネス文書や封筒の作成など、アナログ的な手書き業務はまだまだ存在しています。たとえ封筒一通であったとしても、会社のイメージに影響しますから、是非正しい書き方をおさえておきましょう。会社のイメージも、あなたの評価もアップすると思いますので、みなさんも是非一度参考にされてください。
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