営業系サラリーマンとして働く場合、接待をしたり、逆に接待をされてご馳走になったりすることがよくあると思います。ビジネス上の付き合いとはいえ、接待でご馳走になるときは嬉しいですよね。ただ、あくまでもビジネスですから、接待の先には当然見返りを期待されています。接待をした側の期待に応えるファーストリアクションがお礼メールです。ご馳走になった分、お礼を伝えることは当然ですが、接待を受けた後のお礼メールの場合、ビジネス色が非常に強いため、気を付けなければいけないマナーやポイントが多いです。それらができていないと会社としての信用を問われかねません。そこで今回は、接待などでご馳走になったお礼メールの書き方と例について見ていきたいと思います。
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まずは「接待のお礼メールはその日の終わり、もしくは次の日までに送る」というのをしっかりと覚えておきましょう。これは会社組織の一員としてのビジネスマナーともなりますし、接待を受けた立場上非常に重要となります。接待のお礼メールを送る上では、一秒でも早いファーストリアクションが会社としての信用につながります。
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次に、お礼メールの書き方としては、文章の基本をおさえて接待のお礼の気持ちが明確に伝わるようにすることが大切です。ここでの文章の基本となるのは、6Ｗ2Ｈです。
- Ｗｈｅｎ（いつ）
- Ｗｈｅｒｅ（どこで、どこへ）
- Ｗｈｏ（だれが）
- Ｗｈｏｍ（だれに）
- Ｗｈａｔ（なにを）
- Ｗｈｙ（なんのために）
- Ｈｏｗ（どのように）
- Ｈｏｗ Ｍｕｃｈ（いくらで）
これらを押さえた上で、お礼の文章を作るようにしましょう。また、接待内容や接待中の心づかいに対して、無礼にならないようサラリと、しかし丁寧に感謝の気持ちを表現するのがポイントです。プライベートの場合は、カジュアルな表現にかえるだけ、目上の方にも要点漏れもなく、失礼もありません。このようにしておけばビジネスマナーとしても問題ありませんので、非常に安心できます。
接待でご馳走になったときのお礼メールの例文としては、下記のようなものがあります。接待のお礼メールで、相手に100％支払ってもらったときは、「ごちそうさま」を伝えるのはもちろんですが、文脈前に「すっかり」や「思いがけず」を書くようにすると好印象なお礼メールになります。
「先ほどはおいしいランチをすっかりごちそうになってしまい、大変ありがとうございました。」
具体的な例文としては、次のような文章が考えられます。
「件名 【（株）○○/○○より】○月○日の御礼 本文○○株式会社 ○○支店 営業部部長 ○○ ○○様平素は大変お世話になっております。 一昨日はご当地の海の幸をお腹一杯ご馳走になり、ありがとう ございました。 ふだんはなかなか口にできない新鮮な魚介類を頂き、 心身共に 釧路を堪能することができました。皆様の貴重なお話を伺うこともでき、非常に勉強になりました。 どうか 今後ともご指導賜りますよう宜しくお願い申し上げます。取急ぎ御礼を申し上げたくお便りいたしました。 ありがとうございました。」
次のような例文パターンもあります。
「件名 【○○（株）××より】
○月○日の御礼本文○○株式会社 取締役営業本部長 ○○○○様平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 一昨日は大変ご馳走になり、ありがとうございました。お互いに胸襟を開いて語り合う貴重な時間を下さった、今回の粋なお取り計らいに心から感謝申し上げます。 次回はぜひ、当方にアレンジをさせてください。今後とも変わらぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。取急ぎお礼を申し上げたくお便りいたしました。 ありがとうございました。」
役職含め、相手方の立場が自分と同じような場合には、下記のようにある程度フランクな表現を用いることも可能です。
「件名：ありがとうございました○○株式会社 ○○様先日は大変ご馳走になりありがとうございました。 普段仕事のときは私の無理難題をよくお聞き届けいただいて大変感謝しております。それにしても、合コンでの私の惨敗情報入手の速さには恐れ入ります。 今度は合コンでの晴れ姿を皆様に自慢したいものです。
これからもご協力のほどよろしくお願い申し上げます。」
以上、接待などでご馳走になったお礼メールの書き方と例について見てきました。いかがだったでしょうか。お礼メールを送る相手方の立場によって、最適な例文は異なってきます。送る相手方に合った最適な表現で一秒でも早くお礼メールを送ることが非常に大切です。みなさんも是非一度参考にされてみてください。
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