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初対面の相手に書くビジネスメール書き出しの例

初対面の相手に書くビジネスメール書き出しの例

昨今では、あった事もない相手にビジネスメールを送る機会は増えてきています。ビジネスメールは、名刺交換をした相手にだけ送るという事がなくなってきたからです。初対面の相手にメールを送る際は、使う言葉や内容など、かなり気を遣ってしまうものです。特にビジネスシーンなどでは、尊敬語や謙譲語は使い方一つ間違えただけでも相手に失礼な印象を与えかねません。人間関係は既にメールを送った時点から始まっていますから、それは確実に避けたいところです。そのためには、ビジネスメールの書き方、特に書き出しの部分において例文をよく理解し、それに沿った形で相手に送るようにする必要があります。そこで今回は、そんな初対面のビジネスシーンにおいて相手方に失礼がない様にする為の例文について、見ていきたいと思います。

不信感を取り除く

例え、担当者の名前を聞いていても知らない人からのメールには誰でも不信感を抱きます。今だからこそ、ウイルスメール対策をしている企業が殆どですが、知らないアドレスからのメールには「?」を持つ人も多いはずです。そこで、まずは不信感を取ってメールを開いてもらう事を意識しないといけません。そこで、注意したいポイントは、①タイトルを工夫すること→案件名「【ご連絡】×××の件」等、相手にわかるタイトルを付けることが大切です。②序文に名前を名乗ること例)初めまして。  私●●株式会社 ××部門 ▲▲と申します。この時、会社名や部門名、名前も省略をせずに正式な物を記載するようにしましょう。また、名前は「()」で読み仮名を書くと丁寧です。この名乗りが名刺の名前と同じになると思って頂けば間違いありません。名乗りをした後に、要件を記載し始めます。これが基本の書き方となりますが、挨拶を先にしておきたい場合などにはタイトル【ご挨拶】●●●株式会社 ××部門 ▲▲です本文  初めまして。私●●●株式会社 ××部門 ▲▲と申します。等と記載する事も相手に安心感を得て頂ける記載となります。

書き出しの例文

・はじめまして、○○会社○○部の○○です。 ・はじめてご連絡いたします。○○会社で○○を担当しております○○と申します

~問い合わせ等の例文~・突然のメールで失礼いたします 突然のメールで失礼いたします。○○を拝見してご連絡させていただきました。

~応用~はじめましてはじめてご連絡いたします。○○会社の○○と申します突然のメールで失礼いたします

本文

名乗った後は、いよいよ伝えたい事の本文を書いていきます。この際に注意するポイントを整理しておきます。①丁寧語または尊敬語を使うこと→相手に会ってもいない時のビジネスメールです。相手の人柄等もわかりません。そこで、丁寧語もしくは尊敬語を必ず用いるようにしましょう。明らかに目上の方なら当然、敬語を使います。しかし、ここで注意しなければいけないのは「正しい言葉」を使うことです。間違った文章や単語を使ってしまうと、せっかくの挨拶で好印象を得ても「あまり出来ない人」「ツメが甘い人」と思われてしまいます。それではとてももったいないですから、正確な言葉を使う様にしましょう。

また、併せて必要な言葉遣いが謙譲語です。初対面の相手に対してならば、必ず尊敬語とセットで謙譲語も多用しましょう。ビジネス相手ならばあくまでもこちらがへりくだった表現を使用するべきです。たとえ相手が自分より年下で目下な立場であったとしても、あえてあなたが謙譲表現を用いることで、人間性としての器を大きく見せることができます。②長文にならないこと→メールは簡単ですが、長文になると読みにくい媒体です。しかも、伝達事項が多く、相手と初めてやり取りするような場面においては、「バックボーンも含めて伝えなければ‥」との思い込みがあるため、どうしても文章が長くなってしまいます。そこで、要点を絞って、整理して書く様にすることが非常に大切になってきます。ビジネスメールにおいては、「まずは結論から端的に」が鉄則です。伝えなければいけないことを結論から箇条書きにし、優先順位をつけて端的にライティングする必要があります。③不明な事は不明とする→急な担当者変更等で不明な事がある場合には、素直にかいて正しい情報をまず得るようにしましょう。最初にきちんと不明点を解消する事は、これから先のビジネスを成功に繋げるための秘訣にもなります。ただし、何でもかんでも聞く事は逆に失礼にあたりますので、聞きすぎは注意するようにしましょう。まずは、社内で整理をし、それでも不明な点に限ってのみ確認する様にしましょう。

まとめ

以上、初対面の相手に書くビジネスメール書き出しの例について見てきました。いかがだったでしょうか。言葉遣いをはじめ、初対面だからこそ、慎重に気を付けなければいけない点は多いです。しかしこれは社会人としてビジネスをしていく上で誰しも通る必須項目ですので、みなさんも是非一度参考にされてみてください。

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