どうしても体調が悪くて会社に行けない‥そういう時ってありますよね。自己管理は大切ですが、やはり人間ですから完璧ではありません。風邪を引いたり、インフルエンザを移されたりしてどうしてもコンディションが優れない時はあります。そんな時はしっかり休みをとって休息するのが一番です。しかしそれならそれで会社にしっかりと報告をする必要があります。そこで今回は、体調不良で休む時の正しい言い方と連絡方法について見ていきたいと思います。
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まずは必ず電話で欠勤の連絡をしましょう。最近は勤怠の連絡などをメールで済ませる会社も多いですが、一番望ましいのはやはり電話での連絡です。メールチェックは基本業務ではありますが、朝一番の会議が入っていたり、うっかり見落としてしまった場合などは、休みの連絡が伝わらなくなってしまいます。１日でも欠勤するというのは、あなたが想像している以上に会社に影響を与えます。あなたが今日するはずだった業務が滞るわけですから、組織として代役を立てたり、取引先や関連部門と調整を図ったりしなければいけなくなります。それでも欠勤せざるを得ない事情があるわけですから、しっかりと電話で口頭報告をし、伺いをたてるようにしましょう。
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次に、メールでの欠勤連絡も必ず入れておくようにしましょう。あなたしかできない業務や調整があった場合は、メールであなた自身が行う必要があるかもしれません。そのような時にも備えて、メールでの連絡も必ずするようにしましょう。
次に、あなたがもし見積り依頼などの社外の関係先との間で仕事を抱えていた場合は、あなた自身で関係先に直接電話連絡して、最低限仕事が回るようにボールを投げておく必要があります。自社内だけで完結する業務に比べ、社外関係先が関与してくると、業務の停滞スピードがかなり深刻なものになってきてしまいます。自己都合で休む以上、自分の仕事には責任を持ちましょう。
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最後のポイントとして、電話連絡をする際は、必ず「伺いをたてる」というスタンスで報告しましょう。体調が悪いため休まざるを得ないのは紛れもない事実ですが、当然のように休む態度はNGです。申し訳ないという謝罪の気持ちが根底になければいけません。
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体調不良で休むときの報告例文を紹介します。
「おはようございます。○○です。
～課長はいらっしゃいますでしょうか？
お忙しいときに申し訳ありません。実は熱と腹痛がひどく、体調を崩してしまったため、今日１日お休みをいただきたいのですが、よろしいでしょうか？
ありがとうございます。ご迷惑をおかけして本当に申し訳ありません。
明日には出社できると思いますので、今日は大事をとらせていただきます。ありがとうございます。」
①休む理由、②謝罪の気持ち、③いつまで休むか、④感謝の気持ちが重要な要素です。
以上、体調不良で休む時の正しい言い方と連絡方法について見てきました。いかがだったでしょうか。まず基本はあくまでも電話連絡です。口頭で直接欠勤の連絡をしましょう。そして何より大切なのが、「伺いをたてる」というスタンスです。たった１日の欠勤でも、組織に与える影響は甚大です。その影響を考慮すれば、自然と申し訳ない気持ちになります。くれぐれも当たり前に休むという感覚を持たないように注意しましょう。
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