日頃からクライアント様とビジネスしていくなかで、起こってはいけないのが、納品ミスや検品ミス、また納期や期日の遅れです。これらは全てクライアント様との間の信頼関係に関わりますから、基本的には、起きないように、発生させないようにする工夫や仕組みが必要です。しかしながら、実際に仕事をしていると、病気や自然災害、不慮の事故や電子機器トラブルなど、様々なアクシデントが発生する可能性があります。その可能性との戦いが、日々の仕事になるわけですが、不可抗力でどうしても避けられないような事態になってしまったときは、クライアント様へご迷惑がかかってしまうことになります。しかしながら、迷惑をかけてしまうという事実は変わらなくても、そのときのあなたの対応次第で、クライアントへの信用失墜ダメージを最小限に和らげ、また次の依頼へとつなげることができるようになります。だからこそ、クライアント様に迷惑をかけてしまったときに、どうアクションするかというのは、非常に重要になってくるのです。仕事ができる人や、役職のついている上司ほど、この対応の仕方が上手いです。だからこそ、どのようなアクションをとればいいのか、とても気になりますよね！そこで今回は、クライアントへのお詫びや謝罪メールの書き方と例文について、見ていきたいと思います。
まずは、クライアント様へのお詫びについて、見ていきたいと思います。一番大切なのは、「しまった、迷惑がかかってしまうなぁ」と気付いた段階で一刻も早くまず素直に謝罪することです。そして今どのような状況にあるのかを伝えるようにしましょう。そして、なぜそのような事態になってしまったのか、その理由をシンプルに率直に付け加えるようにしましょう。そして最後に再び、改めてお詫びの言葉を伝えるようにしましょう。例えば次のようなイメージです。
「○○様、誠に申し訳ございません。ご依頼いただいておりました◻◻の件、検品ミスがございました。誠に申し訳ございませんが、こちらで修正の上、再度納品させていただけないでしょうか？今回、△△によりこのような事態になってしまいました。大変申し訳ございません。」
まず謝り、今何がどうなっているのか、そして一体何が理由でそのようになってしまったのか、この三点はしっかりと伝える必要があります。真っ先に第一声で謝罪することで、相手にまず誠意さを素直に伝えられますし、その次に今の状況を伝えることで、相手のとるべき行動が判断しやすくなります。そしてなぜそのようになってしまったのかの理由を伝えることで、相手は再発の心配をしなくてすみます。このポイントをしっかりと抑えて、誠実にすぐに謝罪するようにしましょう。
では次に、謝罪メールの書き方について見ていきたいと思います。本来であれば、直接赴いて、ご迷惑をかけてしまった方の目の前で直接頭を下げてお詫びするのが筋です。謝罪の気持ちも一番伝わります。しかし、そのミスをいかに早く取り戻し、一秒でも早く結果を出せるかというのも、クライアント様にとっては重要な要素になってきます。したがって、そのようなときにはまず電話で口頭のお詫びをし、改めて謝罪メールを送るようにしましょう。謝罪メールの書き方としては、次のようなイメージです。
「○○様 誠に申し訳ございません。◻◻の件ですが、配送ミスがございました。△△であったことが原因です。大変申し訳ございません。取り急ぎ特別便で追発送いたしました。明日午前10時までには着予定です。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。」
まずはお詫びの言葉を伝えるようにしましょう。そして次に、今の状況を伝えます。その次に理由です。そして今回のミスをカバーするための緊急的な措置として何をしたかを具体的に伝えましょう。そして、最後に改めてお詫びの言葉を伝えます。基本的には、ステップ1で見てきた内容と同じです。ポイントは、ただ謝るだけでなく、ミスに対してどのような措置を講じたのかということです。ここまで相手に伝えることができれば、確かに迷惑はかかってしまいますが、少なくともクライアント様は次のアクションがとれますから、最低限の迷惑量で済むことができます。この点は非常に重要です。
出典：publicdomainpictures.net
以上、クライアントへのお詫び、謝罪メールの書き方と例文について見てきました。いかがだったでしょうか。ビジネスをしていれば、人間ですからミスをしてしまったり、不可抗力が原因で、クライアント様にご迷惑がかかってしまう可能性はゼロではありません。しかし、この可能性を限りなくゼロに近づける努力がまさに仕事というものですし、万が一ミスが発生してしまっても、クライアント様に与える影響を最小限に抑えることが重要です。そのためには、まず第一声で謝罪し、何がどうなっているのか、原因は何だったのか、緊急措置として何をしたのかを迅速に伝えることが必要です。基本的には、ミスが起きないように、そして万が一起きてしまったら、上記の文例のような謝罪ステップを踏んで、極力クライアント様に迷惑がかからないようにしましょう！
みなさんも是非一度参考にされてください。
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