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お詫びや謝罪メールの書き方と文例

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お詫びや謝罪メールの書き方と文例

仕事をしている上でどうしても起きてしまうミス‥。再発防止含めてミスを起こさないようにつとめていても、人間ですからどうしてもミスが起きてしまいます。そのときに発生する業務がお詫びメールや謝罪メールの送付です。日頃ビジネスで起りがちな納品ミスや検品ミス、また納期やクレーム対応など様々な場面でお詫びメールは使用されます。このメール内容一つで、許されることも許されなかったり、その逆のパターンもあります。ややもすると、お詫びする側の責任回避や対応の悪さでトラブル事例が多いケースですが、こちらに非がある場合は、迅速に謝罪・お詫びの言葉をお送りする必要があります。また、直接的にこちらに落ち度がない場合でも、まずは状況を確認し、そうしたことが起ってしまった原因と今後の対応を適切に回答し、同じ過ちやミスを繰り返さないようはっきりと意思表示することが大切です。今回はそんなお詫びや謝罪メールの書き方と文例について見ていきたいと思います。

出典:careerpark.jp

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まず書き方として一番大切なポイントは、「不要な理由を羅列しないこと」です。納期が遅れたり、手配ミスをしてしまったことの裏には必ず理由があり、再発防止のためにもその理由を究明して文章で相手方に明確に伝えることは大切ですし、必要なことです。しかし、あまりにもそれにこだわりすぎると、言い訳がましく聞こえてしまいますのでよくありません。最低限の伝達事項に抑えておきましょう。

出典:jooy.cdn-dena.com

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商品違いのミスの場合、実際に使えるメールの例文としては、下記のようなものがあります。

「件名:商品違いのお詫び○○株式会社営業部 ○○様平素より、大変お世話になっております。株式会社○○・営業部の佐藤です。ご照会いただいた「○○」についてですが早速、配送センターの責任者に調査させたところ、出荷時に手違いがあったことが判明いたしました。日頃より、商品発送には細心の注意を払っているにもかかわらず、結果的にこのような事態を招いてしまいご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。」

出典:asics.scene7.com

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次に、早急な対応が求められるクレームについての謝罪メールです。日頃ビジネスで起りがちな納品ミスや検品ミス、また納期面に対するクレームには一秒でも早い対応とメールでの適切な表現が求められます。ややもすると、お詫びする側の責任回避や対応の悪さでトラブルに発展してしまうケースもあり、こちらに非がある場合は、迅速に謝罪・お詫びの言葉をお送りする必要があります。また、直接的にこちらに落ち度がない場合でも、まずは状況を確認し、そうしたことが起ってしまった原因と今後の対応を適切に回答し、お詫びメールを送ることが大切です。その代表的な例文として下記の文章を見てみましょう。

「件名:大変申し訳ございませんでした。○○株式会社営業部 ○○様平素より、大変お世話になっております。○○株式会社の営業部・佐藤です。先ほどお問い合わせいただきました納品の件、ご指摘の通り、弊社の配送先設定が間違っていたことが判明致しました。配送チェックには十分注意を払っているのですが、結果的にこのような事態を招いてしまい、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。今後はチェック体制をより一層強化し、社員一同、気を引き締めて業務に望む所存ですので、何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。」

見ていただいて分かるように、①謝罪②原因究明③再発防止の決意、この三点が必須項目です。しかしながら、この手のメールで理解いただけるのは一回限りです。会社組織として同じような失敗を二度繰り返してしまった場合は、確実に社会的信用を失います。基本的にお詫びメールは一回で終わらせるのが当然です。不可抗力など、やむを得ない事情がある場合を除き、相手方に送れるのは一回限りと考えておきましょう。

出典:livedoor.blogimg.jp

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ビジネスをしていると、業務外でお詫びメールを送ることがあります。そう、飲み会キャンセルメールです。強制ではないとは言いながらも、やはり付き合いの飲み会を断るのはそれなりの勇気と覚悟がいります。そのために必要なのが例文です。下記の例のような文章が好ましいでしょう。

「件名:本日の飲み会欠席のお詫び○○株式会社営業部 ○○様いつもお世話になっております。○○株式会社の佐藤です。本日の飲み会、とても楽しみにしていたのですが、急な仕事が入り、参加できなくなってしまいました。当日キャンセルで幹事担当の○○さんにはご迷惑をおかけし本当に申し訳ございません。

次回は、私が幹事をしてお声をかけさせていただきますので、みなさんにもくれぐれもよろしくお伝えください。取り急ぎ、欠席のご連絡とお詫びを申し上げます。」

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以上、お詫びや謝罪メールの書き方と文例について見てきました。いかがだったでしょうか。基本的に相手方にご迷惑をかけた状態からのスタートですから、言葉一つで良くも悪くも受け取られてしまいます。今回限りのミスとして、相手方に配慮してもらうためにも、例文に沿ったお詫びメールを作成するようにしましょう。

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